Витратна накладна порядок заповнення з прикладами

У цьому матеріалі знаємо, що таке видаткова накладна, як правильно її заповнювати і яким реквізитам варто приділити особливу увагу.

Правила оформлення видаткової накладної

Витратну накладну зазвичай складають у двох примірниках: перший для продавця, другий – для покупця. Обидва екземпляри мають підписати особи, які відвантажили та отримали товар.

Згідно з чинним законодавством, керівник підприємства зобов’язаний затвердити перелік осіб, уповноважених ставити підпис на первинній документації на здійснення господарських операцій, пов’язаних із витрачанням грошей та документів, товарно-матеріальних цінностей та нематеріальних активів.

Нижче наведемо приклад заповнення видаткової накладної у довільній формі.

ТОВ «Едельвейс» відпустило ТОВ «Орхідея» такі ТМЦ:

лак меблевий акрил-поліуретановий Trae Lyx Moebel lak (0,25) — 10 банок за ціною 150 грн. без ПДВ за банку;
ДВП СТ – 40 (2,5 мм × 2440 мм × 1220 мм) – 5 листів за ціною 95 грн без ПДВ за лист.

Витратна накладна порядок заповнення

Нижче ви можете завантажити таблицю заповнення витратної накладної та вимоги до неї або дивитися онлайн.

ЯК ЗАПОВНИТИ ВИТРАТНУ НАКЛАДУ
Реквізит	Обов’язковий чи ні	Як заповнити
Дата	так	Дата фактичного відвантаження ТМЦ. Вона може відрізнятись від дати переходу права власності на ТМЦ. Фактично дата відвантаження та отримання може бути різною. Щоб уникнути плутанини, вказуйте дату переходу права власності, наприклад, дату підписання документів на складі постачальника. Це допоможе уникнути зайвих питань та труднощів зі звітами.
Номер накладної	ні	Порядковий номер витратної накладної. Цей пункт є необов’язковим, але він допоможе контролювати відпустку ТМЦ з боку постачальника. При цьому штрафи чи визнання документа недійсними за відсутність номера не передбачено.
Найменування сторін (постачальник, покупець)	так	Найменування сторін (допускається скорочено). Банківські реквізити вказувати необов’язково. Але у разі помилки у найменуваннях у податкової можуть виникнути питання щодо реальності проведеної господарської операції. При цьому помилка може бути найменшою, наприклад, ПП “Орхідея” замість ТОВ “Орхідея”
Місце збирання (Адреса постачальника, адреса покупця)	ні	Напишіть фактичну адресу постачальника (адреса постачальника або покупця, залежно від умов доставки). Вкажіть реальну адресу, а не адресу реєстрації, оскільки господарські операції ідентифікуються саме так. Якщо місце складання відрізняється від фактичної адреси, вкажіть цей момент у витратній накладній.
Найменування товару	так	Повне найменування товару та все, що дозволить його ідентифікувати. Якщо товар має характерні особливості, обов’язково вкажіть їх. Наприклад, різні розміри, тип ємності для фарби чи лаку чи тип плит (ДСП, МФД) тощо.
Одиниця виміру	так	Для запису одиниці товару*, скористайтесь Державним класифікатором одиниць виміру ДК 011-96, який призначений для заповнення податкових накладних
Кількість	так	Пишіть кількість товару. Як і в податковій накладній, це може бути не натуральне число, а дрібне. При цьому кількість знаків після коми має бути достатньою для визначення суми угоди.
Ціна, сума без ПДВ	так	Вкажіть ціну без ПДВ та суму за кожною графою (ціна без ПДВ × кількість)
Сума ПДВ, сума з ПДВ	так	Пишіть суму ПДВ (за ставкою 20% це 1/5 суми без ПДВ) та загальну вартість товару з ПДВ. Ця інформація повинна вказуватись обов’язково, оскільки нею визначається обсяг господарської операції, і ця сума сплачується постачальнику.
Сума словами	ні	Вказувати суму угоди прописом не обов’язково, оскільки вже є результат операції з цифрами (сума з ПДВ)
Усього найменувань	ні	Найкраще вказувати реальну кількість товарних позицій
Доручення отримання ТМЦ	ні	Вкажіть реквізити довіреності, якщо ТМЦ відпускали за довіреністю. Якщо довіреності немає, то отримати ТМЦ може керівник чи уповноважені особи, які внесені до ЄДР.
Підписи	так	Підписи повинні збігатися з їх розшифровкою
Печатка	ні	Печатки ставимо за необхідності
* важливо, щоб дані видаткової накладної та податкової накладної збігалися до дрібниць

Виправлення помилок у витратній накладній

Якщо сталося так, що у витратній накладній є помилка, просто замініть її правильною.

Якщо це неможливо, виправте помилки виходячи з положення №88. Простими словами, помилковий текст або суму закресліть тонкою лінією, щоб текст вважався, а зверху впишіть правильні дані. При цьому поруч зробіть напис “виправлено”, вкажіть дату внесення правок та підпис осіб, які раніше підписували документ. Це дасть зрозуміти, що сторони спільно виправляли помилку, і вони не мають претензій один до одного.