Форма 1-ПВ: як подати звіт з праці у 2023 році

Облік заробітної плати — одна з найскладніших та найвідповідальніших ділянок роботи бухгалтера. Потрібно не тільки правильно розрахувати та сплатити працю працівників, а й подати щомісячний та щоквартальний звіт. У цьому матеріалі розповідаємо, як правильно заповнити форму 1-ПВ за місяць та за квартал.

Нижче наведено приклади заповнення звіту праці за квартал і порожні бланки для форми 1-ПВ.

Приклад форми 1-ПВ за квартал (заповнена)

Бланк звіту з праці за місяць

Бланк звіту з праці за квартал

Другий абзац ст. 18 ЗУ “Про державну статистику” від 17.09.1992 №2614 зобов’язує юридичних осіб подавати статистичну звітність.

Зазначимо особливість статистичної звітності: інформацію про терміни подання звітності та перелік осіб, які надають форми, слід зазначати в головній частині бланка.

Хто подає звіт з праці у 2023 році

Звіт за формою № 1-ПВ (місячна) надають юридичні особи, відокремлені підрозділи юридичних осіб із переліку, встановленого Держстатом.

Звіт за формою 1-ПВ подають до органів державної служби статистики за місцем ведення підприємницької діяльності. При цьому потрібно враховувати низку моментів:

• коли підприємство розміщено на одній адміністративній території з усіма своїми структурними підрозділами, звіт надає тільки підприємство. При цьому слід враховувати інформацію з усіх підрозділів;
• у разі розташування підприємства та його підрозділів на різних адміністративних територіях, то звіти подаються за місцем знаходження. Якщо підрозділ не веде власний облік робочого часу і не займається нарахуванням заробітних плат, то звіт подає головне підприємство до відповідних територіальних органів Держстату.

У ситуації, коли підприємство має підрозділи на інших адміністративних територіях або вони займаються іншим видом діяльності (коли в структурних підрозділах задіяно мінімум 30% від загальної кількості працівників), то головне підприємство подає звіт за своїм місцезнаходженням із зазначенням місця розташування та виду діяльності структурних підрозділів.

Зверніть увагу! З січня 2022 року звіт потрібно подавати за новою нормою, затвердженою Державною службою статистики від 25.06.2021 №135.

Звіт з праці у 2023 терміни подання

Звіт за формою 1-ПВ потрібно подавати:

• до 7 числа місяця, наступного за звітним під час подання місячного звіту;

• до 7 числа місяця, наступного за звітним кварталом при поданні квартального звіту за формою 1-ПВ.

Щоб уникнути плутанини, звіт за квартал потрібно подати:

• за І квартал – 07.04.2023;
• за ІІ квартал – 07.07.2023;
• за ІІІ квартал – 06.10.2023;
• за IV квартал – 08.01.2024.

Квартальну форму краще подавати разом із місячним звітом за формою №1-ПВ. Варто розуміти, що подання квартального звіту не звільняє від подання місячного.

Звіт за формою 1-ПВ подається до місцевого органу Державної служби статистики. Регулятор рекомендує подавати документ в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису. Код шаблону такої форми – S0301118.

Але звіт можна подавати і у паперовому форматі до органу Держстату за місцем ведення діяльності.

Якщо звіт окремо подає юридична особа та структурні підрозділи, що знаходяться на різних адміністративних територіях, то кожен подає звіт у своєму регіоні. 

Форма звіту з праці

Станом на 2022 рік чинне законодавство передбачає подання звіту з праці за формою №1-ПВ, затвердженої наказом Держстату від 25.06.2021 №135. Вперше цю форму використовували під час подання звіту за перший квартал 2022 року.

Ознайомитись із бланком Звіту з праці № 1-ПВ (за квартал) можна тут.

Загалом зміни форми звіту несуттєві, але вони є, і варто розуміти в чому їхня суть. Розглядає ключові зміни.

1. Додалася назва територіальної громади та код, що ідентифікує адміністративно-територіальні одиниці та території територіальних громад. Зміни виникли і натомість проведеної адміністративно-територіальної реформи. У цьому можливість вводити код старого КОА ТУУ залишилася.
2. З’явилося уточнення, що вид економічної діяльності внизу титулки стосується структурного підрозділу, а не підприємства. Також додався код цього виду діяльності для структурних підрозділів КВЕД. При цьому адресу існування діяльності прибрали.
3. Увімкнули дані про причини відсутності даних для заповнення звіту. Тепер воно відзначається позначенням “˅”. Дані можуть бути відсутніми через призупинення економічної діяльності, чому підприємство не має працівників.
4. Впровадили новий формат розшифровки підпису посадових осіб, наприклад “Іван Іванов” замість “І.І. Іванов”.

Інші шість таблиць потрібно заповнювати як і до цих змін.

Форма 1-ПВ заповнення місячного звіту у 2023

Алгоритм заповнення місячного звіту регулюється кількома нормативними документами:

• інструкція №286;

• роз’яснення від Держстату щодо заповнення форми державного статистичного спостереження № 1-ПВ “Звіт з праці” від 14.07.2020 №19.1.2-12/12-20 9 Роз’яснення);

• інструкцію зі статистики зарплат, затверджену наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5 (Інструкція №5).

З цими інструкціями можна ознайомитись нижче.

• Інструкція про кількість працівників
• Інструкція зі статистики зарплат

У новій формі Звіту також змінили більшу частину. Тепер потрібно вказувати:

• назва територіального суспільства;
• код території на підставі Кодифікатора адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад (КАТОТТГ) або Класифікатора об’єктів адміністративно-територіального устрою України (КОАТУУ). При поданні звіту в електронному форматі цей код генерується автоматично.
• Також з’явився блок під назвою “Інформація про відсутність даних”. У такому разі поставте мітку в блоці та вкажіть причину відсутності.

Нова форма звіту включає лише один розділ. Про те, як заповнити розділ 1 «Кількість працівників, робочий час та фонд оплати праці», розповідаємо в таблиці нижче.

Інформація для місячного звіту береться на підставі первинної облікової документації, документів бухобліку, фінансової звітності та інших документів, передбачених чинним законодавством України.

Як знайти помилки у формі 1-ПВ приклад на місячному звіті

Знайти помилки в обліку можна шляхом нескладних розрахунків, наприклад:

• рядок 1030 повинен бути більшим або дорівнювати рядку 1070;
• рядок 1030 менший за рядок 1020

Заповнення форми 1-ПВ (квартальна) у 2023 році

Спеціальних роз’яснень щодо заповнення оновленої квартальної форми від Держстату не надходило. При заповненні цього документа слід орієнтуватися на такі нормативно-правові документи:

• Роз’яснення Держстату від 12.08.2020 № 19.1.2-12/23-20;
• Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 № 286. У ній ви знайдете правила розрахунку облікової кількості штатних працівників (п. 2.2 Інструкції № 286) та середньооблікової кількості (пп. 3.2.1 Інструкції № 286);
• Інструкція із статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5.

Звіт за кожен квартал заповнюється та подається окремо. При цьому до звіту, наприклад, за третій квартал не потрібно включати дані зі звітів за перший і другий квартали. Звіт повинен включати інформацію лише за один квартал, крім низки винятків, зазначених у шостому розділі самого бланка звіту.

Більшість заповнюється на загальних правилах.

Щодо заповнення кодів, то потрібно вписувати той, який ви вважаєте більш доцільним. Новий формат рекомендовано обирати для населених пунктів, які змінили адміністративне підпорядкування. Щодо інших, наприклад, міста Київ, то можна залишити старий код. У разі труднощів можна звернутися до місцевого органу Держстату, його співробітники підкажуть який код краще вписати. При цьому, заповнюючи звіт в електронній формі, інформація про код підтягнеться автоматично. 

Звіт з праці 1-ПВ: приклад заповнення форми за квартал 2023 року

Нижче наведено приклад заповнення звіту формою №1-ПВ за квартал.

Форма 1-ПВ зразок заповнення переглянути приклад

Як виправити помилки у квартальному звіті

Служба статистики не регулює окремого регламенту виправлення помилок у квартальному звіті. Тому залишається користуватись роз’ясненнями з листа від 20.02.2017 № 09.3-07/33-17. У ньому регулятор пропонує подавати пропозиції до звіту. Простими словами, краще подати новий звіт із виправленими моментами та поясненнями у довільній формі.

Виправити помилку можна у будь-якому звітному періоді, оскільки терміну давності у такій ситуації немає. При цьому подавати виправлений звіт недоцільно у таких випадках:

• Держстат вже опрацював та оприлюднив статистику за попередній рік;
• помилка надто незначна, і не може вплинути на загальну інформацію щодо країни чи регіону.

При цьому виправлення помилки зовсім не гарантує виникнення адміністративних штрафів у майбутньому. Справа в тому, що ні Держстат, ні таке законодавство не передбачають.

Відповідальність за помилки або ненадання звіту за формою 1-ПВ

Посадовцям може загрожувати адміністративний штраф у розмірі від 170 до 255 гривень за ч. 1 ст. 186-3 КУпАП або від 255 до 425 гривень за повторного порушення протягом року на підставі ч. 2 ст. 186-3 КпАП). Штрафи можуть накладати уповноважені особи Держстату на підставі ст. 244-3 КпАП.