Авансовий звіт зразок заповнення

Авансовий звіт – неофіційна назва звітності про кошти, яка описує їхню витрату на відрядження співробітників або на інші підзвітні цілі. Цей документ застосовується для підсумкової підготовки переліку операцій із підзвітними суб’єктами.

Особливість авансового звіту полягає в тому, що його неправильне наповнення загрожує штрафами для бухгалтера. Як убезпечити себе від неприємних наслідків – розповімо у цій статті.

Авансовий звіт БЛАНК 2022

Авансовий звіт ЗРАЗОК заповнення (закупівля ТМЦ)

Авансовий звіт ЗРАЗОК заповнення (відрядження)

Авансовий звіт ЗРАЗОК заповнення (в іноземній валюті)

Форма авансової звітності

Зовнішній вигляд, порядок заповнення та склад авансового звіту затверджено наказом №841 від 201 року (редакція №350 від 2016 року). Цей формат необхідно використовувати і цього року.

Бланк звітності єдиний, у законі чітко зазначено, що ця форма подається лише у вигляді, затвердженому Мінфіном. Якщо поданий платником податків бланк відрізняється від прийнятого виду або має застарілий зразок, цей документ вважається недійсним. Це, у свою чергу, еквівалентно неподання звітності. Тому бухгалтеру потрібно бути уважним до подання цього документа.

Важливо: особисто змінювати форму бланка або використовувати його неактуальні версії категорично заборонено.

Коли подається звітність про використані кошти або відрядження

Форма подається завжди, якщо мали місце такі ситуації:

  • співробітник отримав кошти як відрядження;

  • співробітнику було виділено кошти на господарські цілі, пов’язані з роботою підприємства (купівля товаром, послуг, оплата роботи третіх осіб).

Дані пункти описані у пп. 170.9.2 Податкового кодексу.

Важливо: звітність складається і подається навіть у разі, коли виділені кошти не було витрачено. Наприклад, скасування відрядження. При цьому гроші повертаються назад підприємству, а звітність формується щодо конкретної ситуації. Кошти повертаються протягом трьох діб після факту відміни заходу, на яку вони виділялися.

Авансова звітність доповнюється документами, що підтверджують характер витрачання виділених коштів:

  • накладна;
  • чек;
  • акт виконаних робіт;
  • квиток на транспорт та інші.

Без даних документів звітність зберігає актуальність. Однак їх наявність розцінюється як додаткове благо співробітника. З нього, як відомо, стягуються ПС, ПДФО.

Як скласти звітність у ситуації, коли аванс відсутня

Досить часті ситуації, за яких делегований співробітник не отримує авансу від підприємства, а витрачає свої особисті гроші. Наприклад, купівля квитків, товарів тощо. У цьому керівництво дає усні гарантії повернення витрачених коштів.

Тут варто пам’ятати, що закон не передбачає іншої звітності, окрім авансової. Якщо директор підприємства підписує звіт, це автоматично означає його згоду з витраченою сумою та подальшим зобов’язанням її відшкодування.

Важливо: у разі відсутності авансу співробітнику від підприємства звітність також складається. Це є підставою для відшкодування витрат у майбутньому.

У цього правила є винятки – якщо підприємство працює за корпоративними картками. Якщо співробітник, маючи таку картку, не виконував жодних транзакцій із неї, авансовий звіт можна не оформлювати.

У читача може виникнути відчуття, що підприємство може свідомо ухилятися від видачі авансу, мотивуючи це описаною вище інформацією. Ця помилка – згідно з трудовим законодавством, робітника не може бути відправлено в робочу поїздку без попереднього авансу. Закон не описує конкретного правила, що оплата має виконуватися саме у такий спосіб. Проте Міністерство соціальної політики підготувало роз’яснення, в якому чітко вказано, що відсутність авансових виплат перед відрядженням є приводом до штрафу роботодавцю.

Звітність, купівля товарно-матеріальних цінностей, додаткове благо

Важливий момент, що відноситься до виділення фінансових коштів: витрачання грошей працівником має виконуватися лише в рамках його трудових зобов’язань (довіреної роботи) за попередньо оформленим наказом з боку підприємства. А якщо ні, то повернуті йому кошти можуть вважатися додатковим благом, що автоматично тягне стягнення ПДФО і ЗС. Наявність лише авансового звіту у разі недостатньо – не підтверджує факт того, що співробітнику було доручено придбати товар, послугу чи роботу на користь підприємства.

Пояснення даних понять:

  1. Трудові обов’язки. Цей момент визначається посадовою інструкцією, яка має бути у співробітника. Приклад: відповідальний по господарській частині підприємства зобов’язаний купувати необхідні торгово-матеріальні цінності в міру їх необхідності – додатковий наказ від керівництва тут не потрібен.
  2. Доручення. Цей момент визначається відповідним наказом від керівництва. бухгалтерський відділ немає повноважень виконувати такі завдання, тому необхідно скласти чинний документ-наказ. Немає необхідності оформляти його щоразу – достатньо один раз скласти перелік осіб, яким делеговано зобов’язання щодо закупівлі та оплати власними коштами торгово-матеріальних цінностей, послуг або роботи з подальшим відшкодуванням з боку підприємства.


Важливо: формулювання наказу має бути складеним акуратно. Необхідно у тексті документа передбачити можливість вибору співробітнику способу оплати (особисто чи аванс). Наразі варто враховувати, оскільки підприємство не може наказом змусити працівника використати його особисті кошти на чужу користь.

Аванс складається у будь-якому випадку.

За фактом закупівлі торгово-матеріальних цінностей, оплати послуг чи роботи третіх осіб, делегований співробітник звітує шляхом звітування з доданими підтвердженнями (чеки, накладні тощо). Виконавши цю вимогу працівник знімає з себе і витрачених грошей категорії додаткового блага та особистого доходу.

Строк оформлення звітності

Строк авансового звіту не повинен перевищувати п’яти днів з моменту завершення відрядження або іншої дії, за яку підприємство видало аванс.

Винятки:

  • у разі отримання грошей через платіжну картку термін подання звітності складає 3 дні;

  • при розрахунку банківськими картками у безготівковому форматі термін подання звіту становить 10 днів (у деяких випадках дозволено збільшити термін до 20 днів).

Винятки стосуються лише співробітників, які були відряджені. Вони застосовуються виконання інших дій на користь підприємства. Приклад: якщо співробітник закуповував торгово-матеріальні цінності банківською карткою, термін подання звітності становитиме 5 днів.

Варто пам’ятати, що готівка з метою оплати ТМЦ, послуги та роботи дається з розрахунком на два дні. Виняток становлять окремі категорії закупівель: сільгосппродукція (10 днів), чорний та кольоровий метал (20 днів).

Дані правила вказані у п.19 розділу 2 постанови №148. Описані терміни необхідно враховувати під час підготовки авансової звітності, оскільки вони не вписуються у стандартний п’ятиденний проміжок. У разі є ризик відповідальності порушення касової документації.

Підсумуємо: термін видачі готівки працівникові становить 2 робочі дні, а подання звітності – 5 банківських днів.

Звітність за наявності корпоративних карток

У разі, коли оплата ТМЦ, послуг та роботи провадиться не з власних коштів співробітника, а через корпоративні картки, то існують певні особливості:

  1. Переказ коштів на корпоративну картку означає факт видачі авансу. Ця обставина настає лише тоді, коли зафіксовано факт зняття зарахованих коштів із цієї картки. Це правило діє і навпаки – якщо співробітник не знімав кошти з корпоративного носія, то звітність не потрібна.
  2. При використанні картки підприємства співробітник повинен надати документи, що свідчать про зняття грошей та їх використання (квитанція банку, банкомату, чек тощо).

Цей пункт описано у роз’ясненні ВІР 109.21.

Відповідальність порушення термінів подання звітності

У цій ситуації діють такі правила:

  1. Відбувається порушення касової дисципліни. Проте минулі штрафи було скасовано, на їхню заміну прийшли адміністративні стягнення: до 255 гривень за одиничний випадок та до 340 – повторний.

  2. Зі співробітника, який не подав звітність, стягується ПДФО за натуральною ставкою (1.21951) та військовий збір. Останній розраховується без натуральної ставки. У додатку 4ДФ необхідно вказати код 118.

Навіть якщо співробітник згодом склав звіт, нараховані ПДФО та ЗС не підлягають поверненню.

Приклад розрахунку: співробітнику видано 3 тис. гривень авансу. Через несвоєчасне подання звітності сума стягнення становитиме:

  • 3000*1,21951*0.18 = 658.53 гривні ПДФО;
  • 3000 * 0,015 = 45 гривень військового збору.

Разом: 703.53 гривні має бути вирахувано із зарплати.

Відповідальність за відсутність звітності

При несвоєчасному поданні звіту підприємство може розраховувати на податковий кредит з ПДВ, а також включення даних коштів як видаткову базу у податковому обліку.

У випадку, коли працівник взагалі не надав звітності, виникає проблема. Справа в тому, що податковий кредит у такій ситуації неможливий – не можна підтвердити факт видатків через відсутність самого підтвердження у вигляді звіту. Додаткові документи типу чеків, квитанцій і т.д. що неспроможні виступати доказом витрат. Причина цьому проста – без урахування їх просто нема до чого прив’язати. Наприклад, яке стосується квитанція з господарського магазину до діяльності підприємства.

На думку податкових органів, авансова звітність є доказом видатків підприємства на господарські цілі. Тому платникам податків краще дотримуватися таких правил:

  • визнавати податковий кредит лише після отримання авансової звітності;
  • краще зробити те щоб звітність і податковий кредит збіглися – лише у разі визнати податковий кредит.

Останній пункт пов’язаний із тим, що податкові органи вважають визнання податкового кредиту на момент дати звітності.

Відшкодування витрат без документарного підтвердження

Розглянемо ситуацію: підприємство вирішило відшкодувати витрати працівникові, який не надав звітності. У разі дана сума коштів вважається додатковим благом для працівника і підлягає оподаткуванню.

Заповнення здійснюється у додатку 4ДФ із кодом 126 (або 118).

Виправлення помилок у звітності

Помилки авансової звітності підлягають редагуванням. Найчастіше доводиться виправляти:

  • суми коштів залишку авансу;
  • дата внесення авансу та подання звітності;
  • підписи посадових осіб;
  • розрахунок ПДФО та військового збору.

При виявленні помилки її необхідно виправити фізично шляхом закреслення неправильної інформації. Біля редагування необхідно додати напис «Виправленому вірити». Цей пункт доповнюється підписами відповідальних та посадових осіб.

Оформлення авансової звітності

Приклад заповнення авансового звіту наведено нижче:

Авансовий звіт ПРИКЛАД заповнення деяких реквізитів Звіту

ЯК ЗАПОВНИТИ АВАНСОВИЙ ЗВІТ

Назва (код) реквізиту

Заповнення

Зворотній бік

№ п/п (кільк. 1)

Дані реквізити заповнюються працівником. Правильність заповнення граф та наявні первинні документи перевіряються особою, яка видала кошти працівнику.

Загальні поради:

  • номери готельних рахунків, назва готелю та міста;
  • вкажемо призначення чеків (наприклад, чек на паливо), а не просто чек та номер;
  • вказуємо кому саме сплачено. Наприклад, «ТОВ «Віват Канцелярія» за придбані канцтовари, за чеком №12345678 від 18.07.2022 р.»;
  • вкажемо загальну суму добових та вказуємо кількість днів відрядження та суму добових за 1 день (кільк. 3) та контролюємо дати вибуття та повернення з відрядження за проїзними документами (кол. 2) та наказом про відрядження;
  • якщо рахунок містить ПДВ, то в кільк. 4 вказуємо суму з ПДВ (тоді в кол. 5 обов’язково має бути зазначений рахунок 641 і через кому рахунок, на який відносяться витрати, наприклад, 92). Можна також виділити ПДВ і окремою сумою (тоді пов’язані витрати навести без ПДВ);
  • вказуємо маршрут проїзду, якщо додаються квитки на проїзд. При чому по кожному квитку окремо, наприклад, «Чернігів – Київ» та «Київ – Львів», а не одразу «Чернігів–Львів», якщо була пересадка за маршрутом;
  • всі суми наводимо обов’язково з копійками (у форматі 100,00 і т.д.)

Дата документа (кільк. 2)

Кому, за що і на підставі якого документа заплачено (кол. 3)

 

Сума (грн, коп.) (кільк. 4)

Сума по колонці. Вона має збігатися з графою «Витрачено» лицьової сторони авансового звіту

 

Дебет рахунку (кільк. 5)

Заповнюється особою, яка видала кошти підзвітній особі

 

Дата, підпис підзвітної особи

Заповнюються підзвітною особою

 

Лицьова частина

 

Номер авансового звіту

Як правило, ведеться електронний журнал видачі авансових звітів.

 

Код ЄДРПОУ

Підприємства наводять свій 8-значний номер із ЄДР. ФОП, у яких у всіх 10-значний номер, доведеться дописати 2 цифри у справу. Міняти сам бланк не рекомендуємо

 

Відділ, посада, ПІБ, податковий номер, залишок попереднього авансу, отримано, витрачено,

залишок, перевитрата, кількість поданих документів

Заповнюється особою, яка видала кошти підзвітній особі

 

Призначення авансу

У довільній формі вказуємо мету отримання або витрачання коштів (на відрядження, на господарські потреби, на придбання ТМЦ)

 

Отримано (від кого, № та дата)

Вказуємо спосіб отримання коштів, наприклад:

  • “з поточного рахунку за платіжним дорученням № 5 від 18.07.2022 р.”;
  • «з каси за видатковим касовим ордером № 25 від 18.07.2022 р.» (сьогодні підприємствам видавати аванс готівкою з каси не рекомендується, але й не заборонено. Наприклад, про безготівкову видачу авансу йдеться у п. 4 Інструкції № 59*, на яку часто спираються податківці);
  • «з корпоративної картки за квитанцією №27 від 18.07.2022 р.».

Якщо використовувалася корпоративна платіжна картка, то вказуємо лише фактично зняту чи сплачену суму з картки, а чи не перераховану неї

 

Звіт затверджено у сумі, дебет, кредит, сума, звіт перевірено

Заповнюється особою, яка видала кошти підзвітній особі. Сума, в якій затверджується Звіт, має співпадати із сумою на зворотній частині, яка була заповнена працівником, а також сумою з бухгалтерської проводки нижче. Перевитрата в цю суму не входить і має бути повернена до оформлення лицьової частини звіту

 

Нижня частина

Заповнюються у разі порушення строків подання Звіту. Бланк Звіту містить лише розрахунок ПДФО (не забуваємо про використання натурального коефіцієнта). Однак рекомендуємо відразу дописати від руки розрахунок ВС. Ця інформація під розпис доводиться до підзвітної особи

 

Керівник (підпис)

Ставить підпис керівник підприємства

 

Відривна частина

Цю частину заповнює та підписує посадова особа підприємства, якому підзвітна особа представляє Звіт. Для підзвітної особи ця частина є підтвердженням своєчасності подання Звіту

 

* Інструкція № 59 – Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59

 

Авансовий звіт ЗРАЗОК заповнення (закупівля ТМЦ)

Авансовий звіт ЗРАЗОК заповнення (відрядження)

Надання звітності в іноземних грошових знаках

Така необхідність виникає у ситуаціях, коли співробітник був у робочій поїздці за кордоном. У таких випадках:

  1. Звітність має бути складена у валюті конкретної держави, де перебував співробітник.
  2. Якщо під час поїздки використовувалися кілька типів валюти, їх необхідно внести у підсумкову звітність.
  3. У документі слід дотримуватися принципу дублювання грошових значень. Вноситься грошова одиниця фактичних розрахунків співробітників, та був виконується конвертація у валюту звітності (гривня). Це випливає із ч. 3 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996.
  4. Під час конвертації необхідно використати поточний курс НБУ.

У самій формі та структурі звіту зміни вносити не потрібно. Бланк затверджений Мінфіном і є високою ймовірністю того, що, наприклад, перейменування колонки «гривня» на «євро» не буде оцінено податковими органами. Розумніше вказатиме значення витрат, валюту операцій, а у дужках – гривневий еквівалент.

Щоб правильно вибрати курс розрахунку гривневого еквівалента, рекомендуємо використовувати визначення курсової різниці монетарних та немонетарних статей П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів». Розрахунки з підзвітними особами відносяться до немонетарних витрат, а видача авансу – монетарних.

Авансовий звіт в іноземній валюті зразок

Чому клієнти обирають ТОВ "Бухгалтерські послуги"

Перевіряємо ваш бухгалтерський облік

Проведемо аналіз ведення бухгалтерського та податкового обліку

Покажемо існуючі проблеми

Вкажемо на фінансові та податкові ризики у вашій компанії, а також супутні проблеми.

Проконсультуємо

Відповімо на ваші питання, що стосуються специфіки бухгалтерського обліку та оподаткування саме вашої компанії.

бух услуги

Оптимізуємо законно податки

Про консультуємо про можливість оптимізації податків та зниження податкових ризиків.

Все ще думаєте, що вести бухгалтерію самостійно дешевше?