Расходная накладная порядок заполнения с примерами

В этом материале разбираемся, что такое расходная накладная, как правильно ее заполнять и каким реквизитам стоит уделить особое внимание.

Правила оформления расходной накладной

Расходную накладную обычно составляют в двух экземплярах: первый для продавца, второй — для покупателя. Оба экземпляра должны подписать лица, которые отгрузили и получили товар.

Согласно действующему законодательству, руководитель предприятия обязан утвердить перечень лиц, уполномоченных ставить подпись на первичной документации на осуществление хозяйственных операций, которые связанные с расходованием денег и документов, товарно-материальных ценностей и нематериальных активов.

Ниже приведем пример заполнения расходной накладной в произвольной форме.

ООО «Эдельвейс» отпустило ООО «Орхидея» такие ТМЦ:

лак мебельный акрил-полиуретановый Trae Lyx Moebel lak (0,25 ) — 10 банок по цене 150 грн без НДС за банку;
ДВП СТ – 40 (2,5 мм × 2440 мм ×1220 мм) — 5 листов по цене 95 грн без НДС за лист.

Расходная накладная порядок заполнения

Ниже вы можете скачать таблицу по заполнению расходной накладной и требования к ней или просматривайте онлайн.

КАК ЗАПОЛНИТЬ РАСХОДНУЮ НАКЛАДНУЮ
Реквизит	Обязателен или нет	Как заполнить
Дата	да	Дата фактической отгрузки ТМЦ. Она может отличаться от даты перехода права собственности на ТМЦ. Фактически дата отгрузки и получения может быть разной. Во избежание путаницы, указывайте в договоре дату перехода права собственности, например, дата подписания документов на складе поставщика. Это поможет избежать лишних вопросов и трудностей с отчетами.
Номер накладной	Нет	Порядковый номер расходной накладной. Этот пункт необязательный, но он поможет контролировать отпуск ТМЦ со стороны поставщика. При этом штрафы или признание документа недействительным за отсутствие номера не предусмотрен.
Наименование сторон (поставщик, покупатель)	Да	Наименование сторон (допускается сокращенно). Банковские реквизиты указывать не обязательно. Но в случае ошибки в наименованиях у налоговой могут появиться вопросы касательно реальности проведенной хозяйственной операции. При этом ошибка может быть малейшей, например ЧП “Орхидея” вместо ООО “Орхидея”
Место сборки (адрес поставщика, адрес покупателя)	Нет	Пишите фактический адрес поставщика ( адрес поставщика или покупателя, в зависимости от условий доставки). Укажите реальный адрес, а не адрес регистрации, поскольку хозяйственные операции идентифицируются именно так. Если место составления отличается от фактического адреса, укажите этот момент в расходной накладной.
Наименование товара	Да	Полное наименование товара и все, что позволит его идентифицировать. Если у товара есть характерные особенности, обязательно укажите их. К примеру, разные размеры, тип емкости для краски или лака или тип плит (ДСП, МФД) и так далее.
Единица измерения	Да	Для записи единицы товара*, воспользуйтесь Государственным классификатором единиц измерения ДК 011-96, который предназначен для заполнения налоговых накладных
Количество	Да	Пишите количество товара. Как и в налоговой накладной, это может быть не натуральное число, а дробное. При этом количество знаков после запятой должно быть достаточным для определения суммы сделки.
Цена, сумма без НДС	Да	Укажите цену без НДС и сумму по каждой графе (цена без НДС × количество)
Сумма НДС, сумма с НДС	Да	Пишите сумму НДС (по ставке 20% это 1/5 суммы без НДС) и общую стоимость товара с НДС. Эта информация должна указываться обязательно, поскольку ею определяется объем хозяйственной операции, и эта сумма уплачивается поставщику.
Сумма словами	Нет	Указывать сумму сделки прописью не обязательно, поскольку уже есть итог операции с цифрами (сумма с НДС)
Всего наименований	Нет	Лучше всего указывать реальное количество товарных позиций
Доверенность на получение ТМЦ	Нет	Укажите реквизиты доверенности, если отпускали ТМЦ по доверенности. Если доверенности нет, то получить ТМЦ может руководитель или уполномоченные лица, которые внесены в ЕГР.
Подписи	Да	Подписи должны совпадать с их расшифровкой
Печать	Нет	Печати ставим при необходимости
* важно, чтобы данные расходной накладной и налоговой накладной совпадали до мелочей

Исправление ошибок в расходной накладной

Если случилось так, что в расходной накладной есть ошибка, просто замените ее правильной.

Если сделать это невозможно, исправьте ошибки на основании положения №88. Простыми словами, ошибочный текст или сумму зачеркните тонкой линией, чтобы текст считался, а сверху впишите правильные данные. При этом рядом сделайте надпись “исправлено”, укажите дату внесения правок и подпись лиц, которые ранее подписывали документ. Это даст понять, что стороны совместно исправляли ошибку, и у них нет претензий друг к другу.