Форма 1-ПВ: как подать отчет по труду в 2023 году

Учет заработной платы — одна из самых сложных и ответственных участков работы бухгалтера. Нужно не только правильно рассчитать и оплатить труд работников, но и подать ежемесячный и ежеквартальный отчет. В этом материале рассказываем, как правильно заполнить форму 1-ПВ за месяц и за квартал. 

Ниже приведены примеры заполнения отчета по труду за квартал и пустые бланки для формы 1-ПВ. 

Пример формы 1-ПВ за квартал (заполненная)

Бланк отчета по труду за месяц

Бланк отчета по труду за квартал

Второй абзац ст. 18 ЗУ “О государственной статистике” от 17.09.1992 №2614 обязывает юридические лица подавать статистическую отчетность. 

Отметим особенность статистической отчетности: информацию о сроках предоставления отчетности и перечень лиц, которые предоставляют формы, нужно указывать в главной части бланка. 

Кто подает отчет по труду в 2023

Отчет по форме № 1-ПВ (месячная) предоставляют юридические лица, обособленные подразделения юридических лиц из перечня, установленного Госстатом. 

Отчет по форме 1-ПВ подают в органы государственной службы статистики по месту ведения предпринимательской деятельности. При это нужно учитывать ряд моментов:

• когда предприятие размещено на одной административной территории со всеми своими структурными подразделениями, то отчет предоставляет только предприятие. При этом нужно учитывать информацию со всех подразделений;
• в случае расположения предприятия и его подразделений в разных административных территориях, то отчеты подаются по месту нахождения. В случае когда подразделение не ведет собственный учет рабочего времени и не занимается начислением заработных плат, то отчет подает главное предприятие в соответствующие территориальные органы Госстата. 

В ситуации, когда у предприятия есть подразделения на других административных территориях или они занимаются другим видом деятельности (когда в структурных подразделениях задействованы  минимум 30% от общего количества работников), то главное предприятие подает отчет по своему месторасположению с указанием месторасположения и вида деятельности структурных подразделений. 

Обратите внимание! С января 2022 года отчет нужно подавать по новой норме, которую утвердила Государственная служба статистики от 25.06.2021 №135. 

Отчет по труду в 2023 сроки подачи 

Отчет по форме 1-ПВ нужно подавать:

• до 7 числа месяца, следующего за отчетным при подаче месячного отчета;
• до 7 числа месяца, следующего за отчетным кварталом при подаче квартально отчета по форме 1-ПВ. 

Во избежание путаницы, отчет за квартал нужно подать:

• за I квартал – 07.04.2023;
• за ІІ квартал – 07.07.2023;
• за ІІІ квартал – 06.10.2023;
• за IV квартал – 08.01.2024.

Квартальную форму лучше подавать вместе с месячным отчетом по форму №1-ПВ. Стоит понимать, что подача квартального отчета не освобождает от подачи месячного. 

Отчет по форме 1-ПВ подается в местный орган Государственной службы статистики. Регулятор рекомендует подавать документ в электронной форме с применением квалифицированной электронной подписи. Код шаблона такой формы — S0301118. 

Но отчет можно подавать и в бумажном формате в орган Госстата по месту ведения деятельности. 

Если отчет отдельно подает юридическое лицо и структурные подразделения, находящиеся в разных административных территориях, то каждый подает отчет в своем регионе. 

Форма отчета по труду

Состоянием на 2022 год действующее законодательство предусматривает подачу отчета по труду по форме №1-ПВ, утвержденной приказом Госстата от 25.06.2021 №135. Впервые эту форму использовали при подаче отчета за первый квартал 2022 года. 

Ознакомиться с бланком Отчета по труду № 1-ПВ (за квартал) можно здесь. 

В целом изменения формы отчета несущественные, но они есть, и стоит понимать в чем  их суть. Рассматривает ключевые изменения.

1. Добавилось название территориальной общины и код, идентифицирующий административно-территориальные единицы и территории территориальных общин. Изменения появились на фоне проведенной административно-территориальной реформы. При этом возможность вводить код старого КОА ТУУ осталась. 
2. Появилось уточнение, что вид экономической деятельности внизу титулки касается структурного подразделения, а не всего предприятия. Также добавился код этого вида деятельности для структурных подразделений по КВЭДу. При этом адрес существования деятельности убрали. 
3. Включили данные о причинах отсутствия данных для заполнения отчета. Теперь оно отмечается обозначением “˅”. Данные могут отсутствовать из-за приостановки экономической деятельности, отчего у предприятия нет работников. 
4. Внедрили новый формат расшифровки подписи должностных лиц, к примеру “Иван Иванов” вместо “И.И. Иванов”.

Остальные шесть таблиц нужно заполнять как и до этих изменений. 

Форма 1-ПВ заполнение месячного отчета в 2023

Алгоритм заполнения месячного отчета регулируется несколькими нормативными документами:

• инструкция №286;
• разъяснения от Госстата по заполнению формы государственного статистического наблюдения № 1-ПВ “Отчет по труду” от 14.07.2020 №19.1.2-12/12-20 9 Разъяснения);
• инструкция по статистике зарплат, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 №5 (Инструкция №5).

С этими инструкциями можно ознакомиться ниже. 

• Инструкция о количестве сотрудников
• Инструкция по статистике зарплат

В новой форме Отчета также поменяли заглавную часть. Теперь понадобится указывать:

• название территориального общества;
• код территории на основании Кодификатора административно-территориальных единиц и территорий территориальных общин (КАТОТТГ) или Классификатора объектов административно-территориального устройства Украины (КОАТУУ). При подаче отчета в электронном формате эта код генерируется автоматически. 
• Также появился блок под названием “Информация об отсутствии данных”. В таком случае поставьте метку в блоке и укажите причину отсутствия. 

Новая форма отчета включает лишь один раздел. О том как заполнить раздел 1 «Количество работников, рабочее время и фонд оплаты труда» рассказываем в таблице ниже. 

Информация для месячного отчета берется из первичной учетной документации, документов бухучета, финансовой отчетности и других документов, предусмотренных действующим законодательством Украины. 

Как найти ошибки в форме 1-ПВ пример на месячном отчете

Отыскать ошибки в учете можно путем несложных расчетов, к примеру:

• строка 1030 должна быть больше или равняться строке 1070;
• строка 1030 меньше строки 1020

Заполнение формы 1-ПВ (квартальная) в 2023 году

Специальных разъяснений касательно заполнения обновленной квартальной формы от Госстата не поступало. При заполнении этого документа нужно ориентироваться на следующие нормативно-правовые документы:

• Разъяснения Госстата от 12.08.2020 № 19.1.2-12/23-20;
• Инструкция по статистике количества работников, утвержденной приказом Госкомстата от 28.09.2005 № 286. В ней вы найдете правила расчета учетного количества штатных работников (п. 2.2 Инструкции № 286) и среднесписочного количества (пп. 3.2.1 Инструкции № 286);
• Инструкция по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5. 

Отчет за каждый квартал заполняется и подается отдельно. При этом в отчет, например, за 3-ий квартал не нужно включать данные из отчетов за 1-ый и 2-ой кварталы. Отчет должен включать информацию только за один квартал, кроме ряда исключений, которые указаны в шестом разделе самого бланка отчета. 

Заглавная часть заполняется на общих правилах. 

Касательно заполнения кодов, то нужно вписывать тот, который вы считаете более целесообразным. Новый формат рекомендовано выбирать для населенных пунктов, у которых изменилось административное подчинение. Касательно других, например, города Киев, то можно оставить старый код. В случае трудностей, можно обратиться в местный орган Госстата, его сотрудники подскажут какой код лучше вписать. При этом, заполняя отчет в электронной форме, информация о коде подтянется автоматически. 

Отчет по труду 1-ПВ: пример заполнения формы за квартал в 2023

Ниже приведен пример заполнения отчета по форме №1-ПВ за квартал. 

Форма 1-ПВ образец заполнения просмотреть пример

Как исправить ошибки в квартальном отчете 1-ПВ

Служба статистики не регулирует отдельного регламента исправления ошибок в квартальном отчете. Поэтому остается пользоваться разъяснениями из письма от 20.02.2017 № 09.3-07/33-17. В нем регулятор предлагает подавать предложения поправок в отчет. Простыми словами, лучше подать новый отчет с исправленными моментами и объяснениями в произвольной форме. 

Исправить ошибку можно в любом отчетном периоде, поскольку срока давности в такой ситуации нет. При этом подавать исправленный отчет нецелесообразно в таких случаях:

• Госстат уже обработал и обнародовал статистику за предыдущий год;
• ошибка слишком незначительная, и не может повлиять на общую информацию по стране или регионе. 

При этом исправление ошибки вовсе не гарантирует появление административных штрафов в будущем. Дело в том, что ни Госстат, ни законодательство такого не предусматривают.

Ответственность за ошибки или непредоставление отчета по форме 1-ПВ

Должностым лицам может угрожать административный штраф в размере от 170 до 255 гривен на основании ч. 1 ст. 186-3 КУоАП или от 255 до 425 гривен при повторном нарушении на протяжении года на основании ч. 2 ст. 186-3 КоАП). Штрафы могут накладывать уполномоченные лица Госстата на основании ст. 244-3 КоАП.