Авансовый отчет образец заполнения

Авансовый отчет – неофициальное название отчетности о денежных средствах, которая описывает их расход на командировки сотрудников или на другие подотчетные цели. Данный документ применяется для итоговой подготовки перечня операций с подотчетными субъектами. 

Особенность авансового отчета заключается в том, что его неправильное заполнение грозит штрафами для бухгалтера. Как обезопасить себя от неприятных последствий – расскажем в этой статье. 

Авансовый отчет БЛАНК 2023

Авансовый отчет ОБРАЗЕЦ заполнения (закупка ТМЦ)

Авансовый отчет ОБРАЗЕЦ заполнения (командировки)

Авансовый отчет ОБРАЗЕЦ заполнения (в иностранной валюте)

Форма авансовой отчетности

Внешний вид, порядок заполнения и состав авансового отчета утверждены  приказом №841 от 201 года (редакция №350 от 2016 года). Этот формат необходимо использовать и в текущем году.

Бланк отчетности единственный, в законе четко указано, что данная форма подается только в виде, утвержденном Минфином. Если поданный налогоплательщиком бланк отличается от принятого вида или имеет устарелый образец, то данный документ считается недействительным. Это, в свою очередь, эквивалентно неподаче отчетности. Поэтому бухгалтеру необходимо быть внимательным к подаче этого документа. 

Важно: самолично менять форму бланка или использовать его неактуальные версии категорически запрещено. 

Когда подается отчетность об использованных средств или командировочных

Форма подается всегда, если имели место следующие ситуации:

• сотрудник получил средства в качестве командировочных;
• сотруднику были выделены средства на хозяйственные цели, связаны с работой предприятия (покупка товаром, услуг, оплата работы третьих лиц).

Данные пункты описаны в пп. 170.9.2 Налогового Кодекса. 

Важно: отчетность составляется и подается даже в случае, когда выделенные средства не были израсходованы. Например, отмена командировки. При этом деньги возвращаются обратно предприятию, а отчетность формируется по конкретной ситуации. Средства возвращаются в течение трех суток после факта отмены мероприятия, на которые они выделялись.  

Авансовая отчетность дополняется документами, подтверждающими характер расходования выделенных средств:

• накладная;
• чек;
• акт выполненных работ;
• билет на транспорт и другие. 

Без данных документов отчетность сохраняет свою актуальность. Однако их наличие расценивается, как дополнительное благо сотрудника. С него, как известно, взимаются ВС, НДФЛ.

Как составить отчетность в ситуации, когда аванс отсутствует

Достаточно часты ситуации, при которых делегированный сотрудник не получает аванса от предприятия, а тратит свои личные деньги. Например, покупка билетов, товаров и т.д.. При этом руководство дает устные гарантии возврата потраченных средств. 

Здесь стоит помнить, что закон не предусматривает другой отчетность, кроме как авансовой. Если директор предприятия подписывает отчет, это автоматически означает его согласие с израсходованной суммой и дальнейшим обязательством ее возмещения. 

Важно: в случае отсутствия аванса сотруднику от предприятия, отчетность также составляется. Это основание для возмещения расходов в будущем. 

У этого правила есть исключения – если предприятие работает по корпоративным картам. Если сотрудник, имея такую карту, не выполнял никаких транзакций с нее, авансовый отчет можно не оформлять. 

У читателя может возникнуть ощущение, что предприятие может намеренно уклоняться от выдачи аванса, мотивируя это описанной выше информацией.  Это заблуждение – согласно трудовому законодательству, рабочий не может быть отправлен в рабочую поездку без предварительного аванса. Закон не описывает конкретного правила, что оплата должны выполняться именно таким способом. Однако Министерство социальной политики подготовило разъяснения, в котором четко указано, что отсутствие авансовых выплат перед командировкой является поводом для штрафа работодателю. 

Отчетность, покупка товарно-материальных ценностей, дополнительные благо 

Важный момент, который относится к выделению финансовых средств: расходования денег сотрудником должно выполняться только рамках его трудовых обязательств (доверенной работы) по предварительно оформленному приказу со стороны предприятия. В противном случае, возвращенные ему средства могут считаться дополнительным благом, что автоматически влечет взимание НДФЛ и ВС. Наличие только авансового отчета в данном случае недостаточно – он не подтверждает факт того, что сотруднику было поручено приобрести товар, услугу или работу в пользу предприятия. 

Объяснение данных понятий:

1. Трудовые обязанности. Данный момент определяется должностной инструкцией, которая должна быть у сотрудника. Пример: ответственный по хозяйственной части предприятия обязан производить покупку необходимых торгово-материальных ценностей по мере их необходимости – дополнительный приказ от руководства здесь не нужен. 
2. Поручение. Данный момент определяется соответствующим приказом от руководства. бухгалтерский отдел не имеет полномочий выполнять такие задачи, поэтому необходимо составить действующий документ-приказ. Нет необходимости оформлять его каждый раз – достаточно один раз составить перечень лиц, которым делегированы обязательства по закупке и оплате личными средствами торгово-материальных ценностей, услуг или работы   с дальнейшим возмещением со стороны предприятия. 

Важно: формулировка приказа должна быть составлена аккуратно. Необходимо в тексте документа предусмотреть возможность выбора сотруднику способа оплаты (лично или через аванс). Данный момент стоит учитывать, поскольку предприятие не может приказом заставить работника использовать его личные средства в чужую пользу. 

Аванс составляется в любом случае. 

По факту закупки торгово-материальных ценностей, оплате услуг или работы третьих лиц, делегированный сотрудник отчитывается путем отчетности с приложенными подтверждениями (чеки, накладные и т.д.). Выполнив данное требование работник снимает с себя и потраченных денег категории дополнительного блага и личного дохода. 

Срок оформления отчетности

Срок авансового отчета должен не превышать пяти дней с момента завершения командировки или другого действия, за которое предприятие выдало аванс. 

Исключения:

• в случае получения денег через платежную карту термин подачи отчетности составляет 3 дня;
• при расчете банковскими картами в безналичном формате срок подачи отчета составляет 10 дней (в некоторых случаях разрешено увеличить термин вплоть до 20 дней).

Исключения относятся только к сотрудникам, которые были командированы. Они не применяются на выполнение других действий в пользу предприятия. Пример: если сотрудник закупал торгово-материальные ценности банковской картой, срок подачи отчетности все равно составляет 5 дней. 

Стоит помнить, что наличные средства в целях оплаты ТМЦ, услуги и работы даются с расчетом на два дня. Исключение составляют отдельные категории закупок: сельхозпродукция (10 дней), черный и цветной металл (20 дней). 

Данные правила указаны в п.19 раздела 2 постановления №148. Описанные термины необходимо учитывать при подготовке авансовой отчетности, поскольку они не вписываются в стандартный пятидневный промежуток. В таком случае есть риск ответственности за нарушение кассовой документации.  

Подытожим: срок выдачи наличных средств работнику составляет 2 рабочих дня, а подача отчетности – 5 банковских дней. 

Отчетность при наличии корпоративных карт 

В случае, когда оплата ТМЦ, услуг и работы производится не с личных средств сотрудника, а через корпоративные карты, то существуют определенные особенности:

1. Перевод средств на корпоративную карту не означает факт выдачи аванса. Данное обстоятельство наступает только тогда, когда зафиксирован факт снятие зачисленных средств с этой карты. Данное правило действует и наоборот – если сотрудник не снимал средства с корпоративного носителя, значит и отчетность не требуется. 
2. При использовании карты предприятия сотрудник должен предоставить документы, свидетельствующие о снятии денег и их использовании (квитанция банка, банкомата, чек и т.д.).

 Данный пункт описан в разъяснении ВИР 109.21.

Ответственность на нарушение сроков подачи отчетности

В данной ситуации действуют следующие правила:

1. Происходит нарушение кассовой дисциплины. Однако прошлые штрафы были отменены, на их замену пришли административные взыскания: до 255 гривен за единичный случай и до 340 – повторный. 
2. С сотрудника, который не подал отчетность, взыскивается НДФЛ по натуральной ставке (1.21951) и военный сбор. Последний рассчитывается без натуральной ставки. В приложении 4ДФ необходимо указать код 118. 

 Даже если сотрудник впоследствие составил отчет, начисленные НДФЛ и ВС не подлежат возврату. 

Пример расчета: сотруднику было выдано 3 тыс. гривен аванса. Из-за несвоевременной подачи отчетности сумма взыскания составит:

• 3000*1,21951*0.18 =  658.53 гривны НДФЛ;
• 3000*0,015= 45 гривен военного сбора. 

Итого: 703.53 гривны должно быть вычтено из зарплаты. 

Ответственность за отсутствие отчетности 

При несвоевременной подаче отчета предприятие может рассчитывать на налоговый кредит по НДС, а также включение данных средств в качестве расходной базы в налоговом учете. 

В случае, когда сотрудник вообще не предоставил отчетность, возникает проблема. Дело в том, что налоговый кредит в такой ситуации невозможен – нельзя подтвердить факт расходов из-за отсутствия самого подтверждения, в виде отчета. Дополнительные документы, типа чеков, квитанций и т.д. не могут выступать доказательством расходов. Причина этому проста – без учета их просто не к чему привязать. Например, какое отношение имеет квитанция с хозяйственного магазина к деятельности предприятия. 

По мнению налоговых органов, авансовая отчетность является доказательством расходов предприятия на хозяйственные цели. Поэтом налогоплательщикам лучше следовать таким правилам:

• признавать налоговый кредит только после получения авансовой отчетности;
• лучше сделать так, чтобы отчетность и налоговый кредит совпали – только в таком случае признать налоговый кредит.   

Последний пункт связан с тем, что налоговые органы считают признание налогового кредита в момент даты отчетности. 

Возмещение расходов без документарного подтверждения

Рассмотрим ситуацию: предприятие решило возместить расходы сотруднику, который не предоставил отчетность. В таком случае данная сумма средств считается дополнительным благом для работника и подлежит налогообложению. 

Заполнение осуществляется в приложении 4ДФ с кодом 126 (или 118). 

Исправление ошибок в отчетности 

Ошибки авансовой отчетности подлежат правкам. Наиболее часто приходится исправлять:

• суммы средств остатка аванса;
• дата внесения аванса и подачи отчетности;
• подписи должностных лиц;
• расчет НДФЛ и военного сбора. 

При обнаружении ошибки ее необходимо исправить физически, путем зачеркивания неверной информации. Возле правки необходимо добавить надпись «Исправленному верить». Данный пункт дополняется подписями ответственных и должностных лиц. 

Оформление авансовой отчетности 

Пример заполнения авансового отчета представлен ниже:

Авансовый отчет ПРИМЕР заполнения некоторых реквизитов Отчета

Авансовый отчет ОБРАЗЕЦ заполнения (закупка ТМЦ)

Авансовый отчет ОБРАЗЕЦ заполнения (командировки)

Предоставление отчетности в иностранных денежных знаках 

Такая необходимость возникает в ситуациях, когда сотрудник был в рабочей поездке за границей. В таких случаях:

1. Отчетность должна быть составлена в валюте конкретного государства, в котором пребывал сотрудник. 
2. Если в ходе поездки использовались несколько типов валюты, их все необходимо внести в итоговую отчетность. 
3. В документе необходимо следовать принципу дублирования денежных значений. Вносится денежная единица фактических расчетов сотрудников, а потом выполняется конвертация в валюту отчетности (гривна). Это следует из ч. 3 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996. 
4. Во время конвертации необходимо использовать текущий курс НБУ. 

В самой форме и структуре отчета изменения вносить не требуется. Бланк утвержден Минфином и есть высокая вероятность того, что, например, переименование колонки «гривна» в «евро» не будет оценено налоговыми органами. Разумнее будет указать значения расходов, валюту операций, а в скобках – гривневый эквивалент. 

 Чтобы правильно выбрать курс расчета гривневого эквивалента, рекомендуем использовать определение курсовой разницы монетарных и немонетарных статей П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов». Расчеты с подотчетными лицами относятся к немонетарным расходам, а выдача аванса – к монетарным.  

Авансовый отчет в иностранной валюте образец